不少企業對 “客戶審核” 心懷忐忑，卻不知客戶審核本質上就是 “二方審核”。明明自身運營表現良好，可一旦面對客戶審核，卻狀況百出，導致客戶滿意度降低，進而影響公司訂單獲取。其實，只要掌握正確方法，企業完全可以從容應對客戶審核。

 

　　本文將為您詳細介紹應對審核的有效策略，助力企業順利通過客戶審核。

 

一、審核前的關鍵籌備工作

 

　　1、精準定位客戶性質

 

　　新客戶：面對新客戶的審核，不確定性較高。由于缺乏過往審核經驗，不清楚客戶驗廠的重點與標準。此時，負責迎審的團隊務必展現出最佳狀態，無論是生產現場的精心布置，還是審核文件的細致準備，都需做到盡善盡美。稍有差池，可能就會影響合作合同的簽訂。

 

　　老客戶：雖然對老客戶的審核風格有一定了解，但仍不能掉以輕心。要復盤以往審核中客戶關注的重點區域與問題，針對性地強化改進，持續滿足客戶不斷提升的要求。

 

　　2、明確審核產品相關細節

 

　　二方客戶驗廠往往聚焦于過程控制。

 

　　企業需完整準備好相關加工產品的工藝說明、HACCP 計劃、詳細的過程記錄以及可追溯材料，這些是審核的核心內容。

 

　　同時，生產現場的加工流程必須與 HACCP 計劃中的工藝流程圖嚴格一致，確保審核人員能清晰看到產品生產的合規性與連貫性。

 

　　3、充分利用審核清單

 

　　許多客戶在驗廠前會提供審核清單，并要求企業提前一周提交電子版資料，尤其是日本客戶常采用這種方式。企業務必保證所提供資料真實可靠，且與實際驗廠資料完全相符。各部門應依據清單，有條不紊地準備相關內容：

 

　　業務部門：

 

　　接到審核通知后，迅速確認審核時間是否契合企業生產安排（如類似產品正在生產階段），確定出席審核的質量與研發人員，明晰審核內容與方向，了解客戶特殊要求，準備好產品調查問卷、汽車客戶清單、客戶特殊要求清單以及與客戶簽訂的各類協議，同時整理好訂單評審記錄表與訂單變更記錄。

 

　　完成這些工作后，附上客戶現場評估表與審核日程表，經部門主管確認后，及時通知到各相關部門，通知內容涵蓋來訪人數、姓名職務、客戶簡介、審核類型及目的等關鍵信息。

 

　　質量部門：

 

　　根據業務部門提供的信息，組織召開審核前準備會議。

 

　　依據審核內容合理分配任務，明確各審核項目的責任部門與負責人，并制定內部預審方案。

 

　　確定正式審核各階段的陪同人員，爭取進行一次內部預審。

 

　　審核相關部門需對照會議決議與分工，檢查所有執行事項是否符合體系要求，相關記錄是否齊全（如進料檢驗報告、首件檢驗報告、制程巡檢記錄、出貨檢驗報告等），員工培訓記錄是否完備，文件是否為現行版次，不符合項是否已關閉，糾正措施是否有效執行，FMEA/CP 是否更新并有效落實，內審是否執行且不符合項目是否已關閉。

 

　　研發 / 項目管理部門：

 

　　至少準備一套完整的 APQP 資料，重點關注產品技術標準、顧客要求、研發關鍵目標、產品設計驗證 / 評審 / 確認記錄、階段性驗證報告等內容。

 

　　同時，備好產品對應的國家標準、行業標準及客戶要求記錄。

 

　　針對汽車產品，要準備好 PPAP 資料，包括產品圖紙、控制計劃、工藝文件、設計變更文件等，并提供過程驗證相關記錄，如工藝驗證記錄（PPK、MSA、特殊過程、產能、成本、合格率等）。

 

　　人事部門：

 

　　整理年度培訓計劃、培訓簽到表、培訓考核記錄，準備崗位職責說明書、特殊崗位人員名單，梳理崗前培訓記錄、轉崗培訓記錄、轉正考核記錄，統計年度培訓計劃達成率與員工滿意度。

 

　　生產、倉庫、物料部門：

 

　　重點落實 5S 與 FIFO 控制，強化目視化管理。

 

　　審核前一天進行全面大掃除，確保物料標識清晰，成品擺放整齊有序，做到賬卡物一致。

 

　　保證防護措施符合環境要求，出入庫記錄完整，庫房區域劃分合理、布局清晰，有出貨檢查記錄。

 

　　除 ERP 系統外，設置目視化管理手段確保先進先出，防止操作失誤。同時，確保不良品 / 廢品倉妥善上鎖。

 

　　體系管理部門：

 

　　制定三年經營計劃，并統計本年度計劃達成情況。

 

　　組織好內部審核、產品審核、過程審核，完善計劃表、檢查表、不符合報告及總結報告。

 

　　此外，組織管理評審，準備好總結報告、改善措施報告及管理評審記錄。

 

二、審核中的細節把控要點

 

　　1、熟知公司基本信息

 

　　負責迎檢的人員必須對公司基本情況爛熟于心，包括公司成立日期、占地面積、建筑面積、員工數量、產能與銷售額，以及公司所獲得的各類相關資質等。

 

　　以便在審核人員詢問時，能夠迅速、準確作答，展現公司管理的專業性。

 

　　2、便捷展示相關資料

 

　　將公司相關資質證書原件、廠區平面圖、車間布局圖、蟲害布局圖、工藝流程圖等資料放置在易于拿取的現場位置，確保在審核人員需要時，能夠第一時間提供，提高審核效率，給審核人員留下良好印象。

 

　　3、打造整潔廠區環境

 

　　保持廠區衛生干凈整潔，地面不能有垃圾（如煙頭），廠區內禁止動物（如狗）隨意走動，及時修整雜草，定期清理垃圾。整潔的廠區環境是公司良好管理形象的直觀體現。

 

　　4、優化更衣室環境

 

　　精心打造良好的更衣室環境。更衣室與外界相連的門要密封良好，墻上的滅蠅燈正常運行，地面保持干凈，工作服與外用衣分開存放，垃圾桶及時清理，確保無食物外包裝袋等雜物，同時張貼好相關更衣標識。

 

　　一個整潔、規范的更衣室能為審核加分不少。

 

　　5、規范車間入口管理

 

　　車間入口是審核重點區域，涉及人員進車間、洗手消毒、化學藥品管理等環節。

 

　　負責入口管理的人員必須熟練掌握入車間檢查流程，如正確操作滾頭發設備、準確配制消毒液、規范進行化學藥品使用登記等。

 

　　6、確保生產流程與工藝相符

 

　　審核人員進入生產車間后，會依據提供的工藝流程圖逐一核對。

 

　　企業務必保證車間現場生產流程與工藝完全一致，否則將引發審核人員質疑，增加審核不通過的風險。

 

　　因為規范的企業管理要求工藝流程與實際生產緊密契合。

 

　　7、規范關鍵工序操作

 

　　關鍵工序的操作必須嚴格符合要求，相關記錄與規定保持一致，特別是關鍵控制點的工序。

 

　　例如，金屬探測儀操作人員要熟練掌握操作規程，避免因操作不當被開具嚴重不符合項。

 

　　8、規范員工著裝與健康管理

 

　　車間工作人員的穿衣戴帽必須符合規范，杜絕頭發外露、口罩佩戴不規范等情況。

 

　　同時，嚴格落實人員健康查體制度，嚴禁無健康證人員從事現場食品加工等相關工作。

 

　　9、強化異物控制

 

　　有經驗的審核員常關注異物控制問題。企業需對所有設備、設施及工器具進行細致檢查，防止設備螺絲掉落、設施及工器具破損（如碎塑料筐、破損刀具等），避免異物混入產品。

 

　　10、完善追溯管理

 

　　做好產品批次管理、刀具編號追溯、電子秤校準追溯等追溯管理工作，確保產品生產過程可追溯，提升產品質量管控水平。

 

　　11、保留過程記錄

 

　　完整保留過程相關記錄，如半成品檢驗記錄、關鍵控制點記錄、溫度控制記錄等，為產品生產過程提供數據支撐，證明生產過程的規范性與可追溯性。

 

　　12、規范倉庫管理

 

　　在原輔料、包材、半成品及成品庫等外圍區域檢查時，要注意產品標識清晰、明確產品保質期，及時處理過期產品，嚴格遵循先進先出的管理原則。

 

三、審核后的整改落實工作

 

　　審核結束后，客戶通常會以報告形式向公司反饋驗廠發現的問題，并要求在規定時間內提交整改報告。

 

　　企業務必高度重視整改報告，杜絕敷衍心態。對客戶提出的每一個問題進行深入原因分析，制定切實可行的糾正措施，及時完成整改，并如實向客戶反饋整改情況。

 

　　通過認真整改，不僅能滿足客戶要求，還有助于企業發現自身管理漏洞，持續提升管理水平，為后續合作奠定更堅實的基礎。